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出版文件材料立卷归档办法
作者：郎昕 来源：办公室 日期：2006-4-14 8:43:16 点击次数：
第一章 总则
第一条 为使学校出版文件材料立卷归档工作顺利开展，并保证案卷质量，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《出版社书稿档案工作暂行规定》和《湖州职业技术学院«湖州广播电视大学出版类档案管理实施办法》的要求,特制定本办法。
第二条 学校在编辑出版报纸、刊物、图书、音像出版物活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等载体材料，均属出版档案。
第三条 出版档案是学校科学文化事业发展的历史记录，是学校档案的重要组成部分，必须实行集中统一管理，确保出版档案完整、准确、系统和安全，有利于对出版档案的开发利用。
第四条 报刊编辑部所在部门应有负责人分管出版档案工作，兼职档案员要协同校综合档案室认真做好出版档案的收集、整理、立卷和归档工作。
第二章 归档范围与保管期限
第五条 归档的主要内容包括综合管理、出版物的编审、出版等方面的内容。具体归档范围与保管期限按《湖州职业技术学院«湖州广播电视大学出版类档案归档范围和保管期限表》执行。
第六条 归档的重点是出版活动各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，尤其是出版物本身。
第七条 不归档的文件材料
1、上级机关有关出版的普发(非专指本校)、不办的文件；
2、未生效的合同、协议书；
3、不退、不用的稿件，非定稿的稿件；
4、重份文件及校内单位发来的文件；
5、无查考价值的事务性、临时性函件；
6、校外单位交换来的材料。
第三章 立卷
第八条 预立卷（材料的形成与积累）
1、出版物出版前，各责任编辑应根据《湖州职业技术学院«湖州广播电视大学出版类档案归档范围和保管期限表》收集、积累材料，将归档材料放入出版文件材料积累袋内，并随时检查归档材料是否完整、系统，注意及时补救。
2、出版物出版后，责任编辑必须将收集、积累的文件材料加以整理，按彼此间的自然联系进行系统排列，拟出案卷标题，连同原稿、清样、样书顺序放入袋内。
第九条 立卷方法与要求
出版物基本立卷方法见《湖州职业技术学院«湖州广播电视大学文件材料立卷归档办法》,要求如下：
1、出版档案以出版物名称立卷，一书一刊立一卷或数卷；
2、出版档案按出版年度归档。跨年度的出版档案，应在出版物出版年度内归档；
3、出版类档案内的原稿、清样，均须除去金属物，修补破损处，用线装订。卷内材料以左下方对齐，在左侧装订。装订线外有重要批注的，须进行贴边处理。遇有照片等声像载体材料按《湖州职业技术学院«湖州广播电视大学声像载体材料立卷归档办法》执行，并作好互见；
